ИИ для подготовки документов: как получить готовый файл, а не набросок

ИИ для подготовки документов работает ровно настолько, насколько вы описали результат. Чтобы на выходе получился готовый файл, а не набросок, нужны две вещи: исходные материалы и описание документа, который вы ждете. Материалы — прошлая версия, письмо заказчика, регламент, выгрузка, переписка, куски текста из разных мест. Описание — вид документа, разделы, объем, читатель и тон. Если оба куска есть, вы забираете документ и вычитываете его. Если есть только просьба «напиши инструкцию», вы забираете оглавление и садитесь писать сами.

Где чат останавливается, а документ еще не готов

Чат отдает текст в окне. Документ — это файл: с заголовками, порядком разделов, одинаковыми формулировками от начала до конца и одной версией, которую можно отправить дальше. Между текстом в окне и файлом лежит работа, и обычно ее делает человек: копирует куски, выравнивает заголовки, убирает повторы, дописывает то, что модель сократила.

Вторая проблема — длина. Документ редко пишется одним сообщением. Вы просите введение, потом раздел про порядок действий, потом список исключений. К третьему разделу первый уже уехал из виду: термины разошлись, нумерация сбилась, в одном месте «сотрудник», в другом «исполнитель». Формально каждый кусок хороший, а вместе они не документ, а стопка ответов.

Третья — исходники. У любого рабочего документа есть предыстория: старая редакция, требования заказчика, внутренний регламент, на который надо ссылаться. В переписке это все приходится пересказывать, и пересказ теряет детали, из-за которых документ потом переписывают. Гораздо спокойнее отдать подготовку документа целиком: приложить материалы как есть и один раз описать, что должно получиться, а не вести модель за руку по каждому абзацу и склеивать результат руками.

Подготовка документа — это последовательность: разобрать исходники, согласовать структуру, написать чистовик, вычитать на противоречия, оформить в файл. Ответ в окне чата закрывает в лучшем случае один шаг из пяти.

Что приложить и как описать результат

Уходит пять минут, экономит несколько часов.

Приложите то, что уже есть. Старая версия документа, письмо клиента с требованиями, регламент, на который нужно опираться, три черновика от разных людей. Даже если материалы разрозненные и частично устарели, они лучше пересказа: по ним видно принятые формулировки, порядок разделов и то, чего в документе быть не должно.

Назовите вид документа. «Инструкция для новых сотрудников», «коммерческое предложение на внедрение», «служебная записка», «регламент приемки». Вид документа задает и структуру, и тон, и объем — одно слово убирает половину неопределенности.

Опишите разделы. Если структура уже принята в компании — перечислите ее. Если нет, скажите, что должно быть внутри обязательно: порядок действий, зона ответственности, сроки, исключения, контакты. Так вы не получите документ, где нет самого нужного вам раздела.

Задайте объем. Инструкция на одну страницу и инструкция на двенадцать — разные документы. «Не больше двух страниц» или «подробно, со всеми частными случаями» — достаточное условие.

Назовите читателя. Документ для нового сотрудника, для клиента, для проверяющего и для себя пишется по-разному: меняется количество пояснений, терминология и то, что можно не объяснять.

Скажите про тон и ограничения. Сухо и по пунктам или живым языком; обращение на «вы»; без англицизмов; не упоминать конкретных людей; не давать обещаний по срокам. Ограничения работают лучше пожеланий: «без воды» — пожелание, «каждый пункт начинается с глагола» — проверяемое условие.

Как собрать формулировку целиком, мы подробно разобрали в статье как поставить задачу ИИ — там же про то, что делать, если требования пока в голове, а не на бумаге.

Экран постановки задачи: вид документа, разделы и читатель описаны обычными словами, рядом приложены исходные материалы — это все, что требуется от человека перед запуском.

Какие документы отдавать имеет смысл, а какие нет

Хорошо отдаются документы, у которых понятна структура и есть исходники. Инструкция по процессу, внутренний регламент, описание процедуры, коммерческое предложение по знакомой услуге, отчетная записка по итогам недели, письмо клиенту с разбором ситуации, техническое описание работы, свод правил для подрядчика. Общее у них одно: вы знаете, что должно быть в документе, но не хотите тратить вечер на то, чтобы это записать связно.

Хуже отдаются документы, где сама суть еще не решена. Если в компании не договорились, кто отвечает за приемку, никакая подготовка текста этого не решит: получится гладко написанный документ с дыркой на месте решения. Сначала решение — потом оформление.

Отдельная категория — документы с юридическими последствиями: договоры, приказы, претензии, все, что вы подписываете или на что будете ссылаться в споре. Их можно готовить как черновик, чтобы не начинать с чистого листа, но выпускать такой документ без человека, который отвечает за формулировки, нельзя. То же с персональными данными: прежде чем прикладывать документ с чужими паспортными данными, телефонами или медицинскими сведениями, уберите из него лишнее. Хороший рабочий порядок — обезличить исходник, получить документ, а конкретные данные подставить самому на последнем шаге.

Руками против агента

Шаг	Руками	Агент
Собрать исходники	Ищете старую версию, письма и регламент по папкам и чатам	Читает приложенные материалы как есть
Согласовать структуру	Пишете план, сверяете с принятым в компании форматом	Предлагает структуру по виду документа и вашим условиям
Написать чистовик	Пишете разделы по очереди, обычно в несколько заходов	Пишет документ целиком в одной логике
Вычитать	Ищете противоречия, разнобой терминов и повторы	Сверяет формулировки между разделами и называет, что не сошлось
Оформить файл	Собираете заголовки, нумерацию и оглавление	Возвращает готовый файл и отчет о проделанных шагах

Чаще всего недооценивают строку про вычитку. В ручном сценарии она съедает больше времени, чем само написание, и именно на ней документ обычно застревает на неделю.

Чеклист перед постановкой задачи

• Исходные материалы приложены файлами, а не пересказаны.
• Назван вид документа одним словосочетанием.
• Перечислены обязательные разделы.
• Задан объем: страницы, количество пунктов или «подробно».
• Назван читатель документа.
• Описан тон и обращение к читателю.
• Названы ограничения: чего в документе быть не должно.
• Из исходников убраны персональные данные, которых там быть не обязано.

Восемь пунктов — это тот же объем, который вы проговаривали бы новому сотруднику. Разница в том, что здесь вы проговариваете один раз и письменно.

Пример формулировки

Во вложении старая инструкция по приемке заявок и письмо от отдела поддержки с тремя новыми правилами. Собери новую редакцию инструкции для новых сотрудников поддержки: порядок действий по шагам, зоны ответственности, что делать в спорных случаях, куда эскалировать. Не больше двух страниц, каждый пункт начинается с глагола, без англицизмов. Отдельно перечисли, что изменилось по сравнению со старой редакцией.

В ответ агент составляет план, идет по шагам и возвращает итог: готовый файл и отчет о том, что он делал. Видно не только результат, но и путь — какие пункты старой инструкции он счел устаревшими, откуда взял новое правило, где нашел противоречие между исходниками. Если на каком-то шаге он понял вас не так, это правится одной фразой, а не переписыванием документа заново.

С чего начать

На главной есть примеры задач, и один из них прямо про документы: собрать структуру, написать чистовик и приложить готовый файл. Отдельной формы под документы заполнять не нужно — задача описывается обычными словами. Настраивать тоже нечего: ни ключей, ни выбора моделей, ни VPN — сервис работает из России. Ранний доступ бесплатный, карта не нужна, платных тарифов пока нет.

Возьмите тот документ, который висит у вас в списке дел дольше всего, приложите то, что по нему уже накопилось, и опишите результат своими словами.