Нейросеть для работы с документами: сравнить и проверить
Нейросеть для работы с документами: пример сравнения двух текстов, таблица изменений и вопрос владельцу. Как задать правила и проверить черновик.
Нейросеть для работы с документами полезна, когда у вас уже есть материалы, а нужен понятный результат: выжимка, список расхождений или новая редакция текста. Один файл можно разобрать по вопросам. Несколько версий — сравнить между собой. Но даже аккуратный ответ придется сверить с исходниками: нейросеть может пропустить условие или принять старую редакцию за действующую.
Что можно получить из файлов
Выжимку. Приложите текст и назовите, что искать: решения, сроки, обязанности, особые случаи.
Сравнение версий. Дайте старую и новую редакции, укажите, какая из них действует. Попросите перечислить добавленные, удаленные и измененные пункты. Если важна точная формулировка, попросите приводить фрагменты обеих версий рядом.
Перечень расхождений. Приложите, например, инструкцию и письмо с новыми правилами. Попросите отдельно назвать места, где источники говорят разное, и не выбирать версию за вас. Это особенно важно, когда письмо меняет только часть старого порядка.
Черновик нового документа. Укажите читателя, структуру, объем и действующий источник для каждого спорного пункта. Нейросеть соберет текст, который можно вычитать и согласовать. Само согласование остается за человеком. Как такой черновик выглядит на деле, видно на примере служебной записки о премии в Word, где агент сам пересчитал таблицу премий. По тем же правилам агент пишет и характеристику на сотрудника: должность, достижения и поощрения берет только из ваших данных, как в примере характеристики в Word. Письмо в другую организацию собирается так же из ваших фактов, а части письма и готовые шаблоны разобраны в статье деловое письмо: образец.
Как поставить задачу по нескольким исходникам
Допустим, у руководителя поддержки есть старая инструкция по приему заявок и письмо с новыми правилами. Нужна инструкция для новичка, а не просто пересказ письма.
- Приложите оба файла и подпишите их роли: «старая инструкция» и «новые правила». Если письмо отменяет часть инструкции, назовите именно эту часть.
- Опишите выход: новая редакция инструкции, до двух страниц, с порядком действий, ответственными и разбором спорных случаев.
- Попросите приложить отдельный список изменений и вопросов, по которым исходники расходятся. Не найденные в материалах факты пусть останутся вопросами, а не появятся в чистовике.
Формулировка задачи может быть такой:
Приложены старая инструкция по приему заявок и письмо отдела поддержки с новыми правилами. Подготовь новую редакцию для сотрудника, который выходит на первую смену. Нужны шаги приема, ответственные и действия в спорных случаях; объем — до двух страниц. Отдельно перечисли изменения относительно старой версии и противоречия между файлами. Не добавляй сроки и правила, которых нет в исходниках. Если решение не следует из материалов, вынеси вопрос в конец.
В Otdano можно поручить агенту сравнение документов: приложить исходники, описать результат и получить файл с итогом в задаче. Общий разбор формулировок есть в статье как поставить задачу ИИ.
Что приложить, чтобы не пришлось угадывать
Самое важное — назвать статус каждого файла. «Регламент» может оказаться проектом, а «письмо» — уже утвержденным решением. Без этой пометки нейросеть видит тексты, но не знает, какой имеет силу.
Для сравнения приложите полные версии, а не только фрагменты с известными правками. Для нового документа добавьте требования к разделам, адресата и ограничения: что нельзя обещать, какие названия должны остаться дословно, где нужна пометка «проверить». Если правил нет в исходниках, сначала уточните их у ответственного человека.
Для учебного примера ниже подойдут два TXT в UTF-8. В Otdano к одному сообщению можно приложить до пяти файлов, каждый до 10 МБ. Закрытого списка расширений в форме загрузки нет; DOCX не запрещен только из-за расширения. Но прием файла еще не означает, что агент извлечет из него текст. Если содержимое не удалось прочитать, дайте текст отдельным файлом. Для сканов не рассчитывайте на распознавание без проверки.
Кабинет Otdano, 13.10.2026. В форме описан нужный результат; задача не отправлена. Кадр показывает постановку задачи, а не выполненное сравнение.
Два текста, три изменения и один вопрос
Это учебный пример с выдуманными данными. Таблица ниже составлена для объяснения проверки, а не получена в выполненной задаче Otdano. Сохраните каждый текст в отдельный TXT; номера пунктов помогут проверить ссылки на источники.
instrukciya.txt — действующая инструкция до письма
1. Сотрудник регистрирует заявку в день получения.
2. Первый ответ клиенту отправляют в течение 2 рабочих дней.
3. Заявки на возврат передают руководителю поддержки.
pismo.txt — утвержденное изменение со следующей смены
1. Первый ответ клиенту отправляют в течение 1 рабочего дня.
2. Заявки на возврат передают специалисту по возвратам.
3. Если специалист отсутствует, ответственного назначают отдельно.
4. Остальные пункты инструкции остаются в силе.
Попросите сначала сравнение, а затем черновик. Иначе нерешенный вопрос может незаметно превратиться в правило.
Сравни instrukciya.txt и pismo.txt. Письмо действует со следующей смены и меняет только названные в нем правила. Верни таблицу: пункт, было, стало, источник с номером пункта. Покажи также сохраненное правило. Не придумывай замену отсутствующему специалисту. В конце задай один вопрос владельцу документа. Подготовь черновик инструкции, оставив нерешенное место с пометкой «уточнить».
Эталон для ручной сверки
| Пункт | Было | Стало | Источник |
|---|---|---|---|
| Регистрация | «В день получения» | Без изменений | instrukciya.txt, п. 1; pismo.txt, п. 4 |
| Первый ответ | «В течение 2 рабочих дней» | «В течение 1 рабочего дня» | instrukciya.txt, п. 2; pismo.txt, п. 1 |
| Передача возврата | «Руководителю поддержки» | «Специалисту по возвратам» | instrukciya.txt, п. 3; pismo.txt, п. 2 |
| Отсутствие специалиста | Правило не задано | «Ответственного назначают отдельно»; порядок не задан | pismo.txt, п. 3 |
Один вопрос владельцу: кто назначает ответственного за возврат, если специалист отсутствует?
В черновике этот пробел остается пометкой «уточнить». Нельзя вернуть старого руководителя по привычке: письмо изменило получателя заявки, но не назвало того, кто назначает замену. А регистрацию в день получения нужно сохранить, хотя письмо не повторяет ее дословно.
Где человеку проверить результат
Начните с фактов, которые перейдут в работу: сроков, сумм, обязанностей и особых случаев. Найдите каждый в приложенном источнике. Если агент указал срок без опоры на файл, не принимайте его только потому, что он правдоподобен.
Затем откройте обе версии рядом со списком изменений. Проверьте, не пропал ли пункт старой редакции, который письмо не отменяло. Посмотрите и обратную сторону: не осталось ли в новом тексте правило, которое уже изменили. Отдельно прочитайте перечень противоречий. Если два источника расходятся, решение принимает владелец документа, а не нейросеть.
Наконец, прочитайте чистовик глазами его адресата. У новичка не должно возникать вопроса, кто делает следующий шаг и к кому идти в необычной ситуации. Такую проверку нельзя заменить формулировкой «проверь себя» в задаче.
С юридическими документами граница строже. Договор, приказ или претензию можно готовить как черновик, но итоговые формулировки проверяет человек, который за них отвечает. Нейросеть не проводит юридическую экспертизу. Как выглядит такой черновик, видно на примере претензии поставщику в Word: агент сам посчитал неустойку за 34 дня просрочки, а пункты договора и ставку взял только из данных формы. Перед загрузкой материалов с персональными данными уберите сведения, без которых задача решается.
Пошаговый разбор отдельного документа — как составить приказ с помощью ИИ: полное задание, учебный проект в Word и сверка поручений перед подписью.
Если нужно пояснить задержку рабочего отчета, можно написать объяснительную с помощью нейросети и получить заполненный Word по своим фактам.
Частые вопросы
Может ли нейросеть сравнить два документа?
Да, если дать обе версии и указать, какая из них действующая. Попросите список измененных, удаленных и добавленных пунктов, а спорные места проверьте по самим файлам.
Получится ли сразу готовый документ?
Можно получить файл с черновиком и списком вопросов. Перед отправкой человеку нужно проверить факты, противоречия и формулировки, которые влекут обязательства.
Подойдет ли скан договора или файл DOCX?
Расширение DOCX само по себе не запрещает загрузку в Otdano. Это не гарантия чтения содержимого: проверьте, что агент разобрал нужный текст. Если нет, сохраните его как TXT в UTF-8. Распознавание скана без проверки не обещается.
Что делать, если документы противоречат друг другу?
Попросите выписать оба утверждения с указанием исходников. Не просите нейросеть самостоятельно назначать действующее правило. Решение остается за владельцем документа.