Матрица ответственности RACI: кто делает и кто принимает
Составьте RACI по согласованным работам: пример матрицы, три ошибки и их исправление, журнал вопросов и порядок утверждения ответственности.
Матрица ответственности RACI составляется по уже определенным работам: выпишите результаты строками, участников столбцами и договоритесь, кто выполняет работу, кто принимает итог, с кем советуются и кого уведомляют. В каждой строке нужен один A и минимум один R. Ниже можно пройти весь путь вручную: от границ работы до согласуемой таблицы и журнала вопросов.
Сначала определите, что будут принимать
Возьмите перечень работ, ожидаемые результаты, критерии приемки и список участников. Рядом положите документ или решение, которое подтверждает полномочия принимающих. Должность сама по себе еще не дает права утвердить конкретный результат.
Назовите каждую работу действием и укажите, чем она заканчивается. Формулировка «заниматься материалом» не объясняет, когда работу можно передать дальше. «Подготовить материал по согласованному составу» задает границу понятнее.
Для примера возьмем передачу информационного материала заказчику. Все роли, работы, назначения и документы ниже синтетические; это учебная ситуация, а не отчет о выполненном проекте.
| Работа | Результат на приемку |
|---|---|
| T1 Согласовать состав работ | Утвержденный перечень работ и границ |
| T2 Подготовить материал | Черновик по утвержденному перечню |
| T3 Проверить материал | Лист проверки с выводом о готовности |
| T4 Принять передачу | Подтверждение приема комплекта заказчиком |
Правки, выходящие за утвержденный перечень, сначала согласуйте отдельно. Иначе одна строка незаметно начнет охватывать другую работу, а ее A получит полномочия, которых ему не давали.
План проекта поможет определить работы и зависимости, протокол сохранит решения, должностная инструкция опишет постоянные обязанности человека. RACI распределит участие нескольких ролей в конкретных работах. Другие приемы собраны в руководстве по работе с проектами.
Переведите буквы в действия
Обсудите с участниками, что именно стоит за каждой отметкой.
- R — Responsible. Выполняет работу и передает результат на приемку. Для T2 это человек, который готовит черновик.
- A — Accountable. Отвечает за итог и принимает окончательное решение в согласованных границах. Для T2 решает, соответствует ли черновик заданию.
- C — Consulted. Дает содержательный совет до решения. Нужно заранее понять, какой вопрос ему задают и когда ждут ответ.
- I — Informed. Получает сообщение о ходе или результате работы. Его уведомление не становится дополнительным согласованием.
Такое разделение действий описано в руководстве Битрикс24 по RACI. Несколько R допустимы, если команда согласовала вклад каждого. C и I необязательны: заполнять ими пустоты ради симметрии не нужно.
Если исходные заметки разрознены, можно поставить в Otdano задачу структурировать черновик работ и вопросов. Передайте только разрешенные данные и явно запретите придумывать назначения. Полномочия и окончательную матрицу утверждают люди.
Зафиксируйте полномочия до заполнения
В нашем условном входе руководитель утверждает результаты T1–T3, заказчик принимает T4. Координатор выполняет T1, T3 и T4, исполнитель готовит T2. Для T4 работа координатора состоит в сборе и передаче комплекта; решение о приеме остается у заказчика.
Матрица отражает заданные входом назначения. Нельзя назначить заказчика принимающим T2 лишь потому, что материал в итоге готовят для него.
Если полномочия неизвестны, оставьте запись в журнале вопросов. Например, при неполном входе журнал может выглядеть так:
| Пробел | Кому задать вопрос | Что записать до ответа |
|---|---|---|
| Кто принимает T4? | Руководителю проекта | A не согласован |
| Кто выполняет T3? | Руководителю команды | R не согласован |
Эти вопросы относятся к неполному входу, отдельно от согласованного примера. Дополните журнал сроком ответа, полученным решением и ссылкой на его источник. Пока ответов нет, пометьте затронутые строки как неутвержденные. Назначение по догадке скроет пробел.
Найдите ошибки в черновике
Предположим, при переносе согласованных решений в таблицу появились ошибки. Сократим заголовки: Коорд. — координатор, Рук. — руководитель, Исп. — исполнитель, Заказ. — заказчик. Работы описаны выше.
Синтетический черновик до исправления
| Работа | Коорд. | Рук. | Исп. | Заказ. |
|---|---|---|---|---|
| T1 | R | A | C | C |
| T2 | C | A | R | A |
| T3 | C | A | C | I |
| T4 | R | I | C | I |
Здесь 3 ошибочные строки. У T2 два A, у T3 нет R, у T4 нет A. Строка T1 соответствует входу и остается без изменений.
Исправления следуют из исходных договоренностей:
- В T2 заказчик получает I. Черновик принимает руководитель, заказчика уведомляют.
- В T3 координатор получает R. Он проводит проверку, руководитель принимает ее результат.
- В T4 заказчик получает A. Он принимает передачу, координатор ее организует.
Если бы такого подтвержденного входа не было, эти исправления остались бы вопросами руководителю. Правило «один A» помогает обнаружить конфликт, но само не выбирает человека.
Сверьте исправленную матрицу
Синтетическая матрица после исправления по согласованному входу
| Работа | Коорд. | Рук. | Исп. | Заказ. |
|---|---|---|---|---|
| T1 | R | A | C | C |
| T2 | C | A | R | I |
| T3 | R | A | C | I |
| T4 | R | I | C | A |
Пройдите каждую строку вместе с ее результатом. Есть исполнитель? Понятно, кто принимает итог? Его полномочия подтверждены? Отдельно спросите C, какой совет от него нужен, и I, какое сообщение он должен получить.
Контроль примера: 4 работы × 4 роли = 16 ячеек. Распределение отметок: R — 4, A — 4, C — 5, I — 3; всего 16. До исправления было 3 ошибочные строки, после стало 0. Этот счет подтверждает полноту нашего примера; смысл назначений проверяется по согласованному входу.
По столбцам обсудите доступность участников и сроки. Количество букв не измеряет часы, нагрузку или производительность. Для оценки трудозатрат нужны объем работ и время на них.
Утвердите версию и договоритесь о пересмотре
Отправьте участникам матрицу вместе с результатами строк и журналом вопросов. Попросите подтвердить собственные действия и полномочия, зафиксировать возражения. Согласование таблицы и приемка результата каждой работы происходят отдельно.
В утвержденной версии запишите дату, обозначение версии, согласовавших людей и источник полномочий. Назначьте человека, который хранит актуальный экземпляр и фиксирует изменения. Повторное согласование понадобится, если изменятся состав работ, принимающий, исполнитель или критерии приемки. Командное согласование и обновление матрицы также рекомендует руководство Kaiten.
При правке запишите прежнее и новое назначения, причину, подтверждение решения. Укажите, когда действует новая версия и кому передавать начатую работу.
Частые вопросы
Может ли один человек быть R и A?
Да, согласованное совмещение RA допустимо. Человек выполняет работу и принимает ее результат в пределах своих полномочий. Это не ошибка само по себе; такой вариант описан и в руководстве Kaiten выше.
Обязательно ли ставить все четыре буквы в каждой строке?
Нет. Нужны один A и минимум один R; C и I добавляют по необходимости. В нашем примере заняты все ячейки, но это особенность условного распределения. Пустую ячейку заранее договоритесь читать как отсутствие участия.
Что делать, если участники не согласились с назначениями?
Сохраните разногласие в журнале: работа, спорное назначение, вопрос и человек, который вправе решить его. Матрица остается черновиком до согласования. После решения обновите строку, версию и уведомите затронутых участников.