Как составить смету: 6 шагов и пример с формулами в Excel
Как составить смету самому: 6 шагов, разобранный пример ремонта офиса на 11 позиций, формулы Excel для итогов, резерва и НДС, проверка перед отправкой.
Чтобы составить смету, пройдите шесть шагов. Выпишите все работы или расходы. Для каждой строки укажите единицу и количество. Поставьте цену и запишите, откуда она взята. Посчитайте сумму строк и итоги разделов. Добавьте резерв и налог. Сведите общий итог и проверьте, что он сходится с суммой строк. Скелет любой сметы выглядит так.
| № | Наименование | Ед. | Кол-во | Цена, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Шпаклевка стен под покраску | м² | 70 | 450 | 31 500 |
| 2 | Краска интерьерная, ведро 9 л | шт | 4 | 3 800 | 15 200 |
| … | … | … | … | … | … |
| Итого по разделу | сумма строк |
Ниже каждый шаг с типичной ошибкой, разобранный пример на 11 позиций и формулы для Excel. Если список и цены у вас уже есть, можно собрать смету по списку работ и цен с агентом Otdano. Он вернет файл XLSX с формулами, а вам останется проверить итоги.
Смета расходов и смета на работы
Слово «смета» закрывает две похожие задачи.
Смета расходов считает деньги на проект, мероприятие, отдел или закупку. В ней аренда зала, кейтеринг, билеты, подписки, оборудование. Единицы простые: штуки, часы, человеко-дни, месяцы. Чаще всего ее просят, чтобы согласовать бюджет с руководителем или заказчиком.
Смета на работы считает ремонт, монтаж или стройку. В ней работы в квадратных и погонных метрах, материалы со своими единицами, доставка, вывоз мусора, аренда инструмента. Ее составляют, чтобы понять цену ремонта или сравнить с предложением подрядчика.
Схема у обеих одна: строки, разделы, итоги, резерв, налог. Разница в источнике цен. В смете расходов цены дают счета и прайсы. В смете на работы это расценки бригады и цены магазина.
Отдельный случай составляет строительная смета для госзаказа или крупного объекта. Ее считают по сметным нормативам в специальной сметной программе, и этим занимается сметчик. Своими руками в Excel такую смету не собирают. Эта статья о сметах, которые человек составляет сам: на ремонт офиса или квартиры, на мероприятие, на закупку для отдела.
Как составить смету: шаги и ошибки на каждом
1. Перечень работ или расходов
Пройдите объект или проект по порядку. Для ремонта идите от демонтажа к чистовой отделке, для мероприятия от площадки к раздаче подарков. Каждую позицию запишите отдельной строкой и сразу разложите по разделам: работы, материалы, доставка и вывоз.
Ошибка: список пишут по памяти. Так теряются позиции, без которых работа не начнется, например грунт перед покраской, доставка материалов, вывоз мусора.
2. Объемы и единицы
Для каждой строки укажите единицу и количество. Стены и пол меряйте в м², плинтус в погонных метрах, краску в ведрах. Материалы берите с запасом на подрезку и брак и пишите это прямо в строке.
Ошибка: путают площадь пола и площадь стен. В офисе 36 м² пол и потолок по 36 м², а стен в нашем примере 70 м².
3. Цены с источником
Цену берите из прайса бригады, счета поставщика или корзины магазина. Рядом запишите источник и дату. Цены меняются, и через месяц вы не вспомните, откуда взяли 1 100 ₽ за метр ламината.
Ошибка: цена указана за одну единицу, а количество за другую. Краска стоит 3 800 ₽ за ведро, а в количестве стоят литры.
4. Суммы строк и итоги разделов
Сумма строки равна количеству, умноженному на цену. Итог раздела равен сумме его строк. Считайте формулами, а не на калькуляторе: тогда смена любой цены сразу пересчитает итог.
Ошибка: итог раздела вписан числом. Цену поправили, а итог остался старым.
5. Резерв и налог
Резерв на непредвиденное считают процентом от итога по разделам. Ставку выбираете сами: чем меньше уверенности в объемах, тем она выше. В примере ниже 10%. Налог зависит от того, работает ли исполнитель с НДС. С 1 января 2026 года основная ставка НДС 22%. Если исполнитель без НДС, так и напишите в смете.
Ошибка: резерв считают только от работ или только от материалов. Ставка та же, а сумма меньше нужной.
6. Итог и проверка
Общий итог равен сумме итогов разделов плюс резерв плюс налог. Последней строкой поставьте контроль: сумма всех строк сметы должна совпасть с итогом по разделам.
Ошибка: итог есть, а контроля нет. Строку добавили ниже диапазона формулы, и она выпала из итога, а смету уже отправили.
Пример: смета косметического ремонта офиса 36 м²
Задача такая. Офис 36 м², стены 70 м². Нужно снять обои, выровнять и покрасить стены, покрасить потолок, положить ламинат. Работы выполняет бригада без НДС. Резерв 10%. Все цены в примере условные. Мы взяли их для расчета, это не рыночные данные.
| № | Наименование | Ед. | Кол-во | Цена, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Работы | |||||
| 1 | Демонтаж старых обоев | м² | 70 | 120 | 8 400 |
| 2 | Шпаклевка стен под покраску | м² | 70 | 450 | 31 500 |
| 3 | Покраска стен в 2 слоя | м² | 70 | 350 | 24 500 |
| 4 | Покраска потолка | м² | 36 | 300 | 10 800 |
| 5 | Укладка ламината | м² | 36 | 550 | 19 800 |
| Итого по разделу 1 | 95 000 | ||||
| 2. Материалы | |||||
| 6 | Шпаклевка финишная, мешок 20 кг | шт | 6 | 900 | 5 400 |
| 7 | Краска интерьерная, ведро 9 л | шт | 4 | 3 800 | 15 200 |
| 8 | Ламинат 33 класс, с запасом | м² | 40 | 1 100 | 44 000 |
| 9 | Подложка под ламинат | м² | 40 | 120 | 4 800 |
| Итого по разделу 2 | 69 400 | ||||
| 3. Доставка и вывоз | |||||
| 10 | Доставка материалов | рейс | 1 | 3 500 | 3 500 |
| 11 | Вывоз строительного мусора | рейс | 1 | 6 000 | 6 000 |
| Итого по разделу 3 | 9 500 | ||||
| Итого по разделам | 173 900 | ||||
| Резерв 10% | 17 390 | ||||
| Итого без НДС | 191 290 | ||||
| НДС | не начисляется | ||||
| Всего к оплате | 191 290 |
Проверим арифметику. Разделы дают 95 000 + 69 400 + 9 500 = 173 900 ₽. Резерв 10% от этой суммы равен 17 390 ₽. Итого 191 290 ₽.
Обратите внимание на раздел 3. Доставка и вывоз мусора стоят 9 500 ₽, это 5,5% от итога по разделам. Их легко забыть, потому что это не работа и не материал. Без них смета сразу ниже реальных трат.
Если бы бригада работала с НДС и называла цены без налога, к 191 290 ₽ добавился бы НДС 22%, то есть 42 083,80 ₽. Всего к оплате вышло бы 233 373,80 ₽.
Тот же пример в таблице. Ставки резерва и НДС вынесены в желтые ячейки, справа видна формула каждой суммы.
Как составить смету в Excel
Excel или его аналог подходит для сметы лучше калькулятора. Все итоги живут формулами, и правка одной цены пересчитывает смету целиком. В примере выше таблица устроена так.
| Что считаем | Формула в примере | Что важно |
|---|---|---|
| Сумма строки | =D9*E9 | Количество × цена, протянуть вниз по разделу |
| Итог раздела | =СУММ(F9:F13) | Диапазон от первой до последней строки раздела |
| Итог по разделам | =F14+F21+F26 | Ссылки на итоги разделов, а не на отдельные строки |
| Резерв | =ОКРУГЛ(F28*$F$3;2) | Ставка 10% лежит в ячейке F3, знак $ не дает ссылке съехать |
| НДС | =ОКРУГЛ(F30*$F$4;2) | Ставка в F4: 0% без НДС или 22% с НДС |
| Контроль | =ЕСЛИ(F34=F28;"сходится";"НЕ СХОДИТСЯ") | F34 складывает все строки сметы напрямую |
Ставку резерва держите в отдельной ячейке, а не внутри формулы. Заказчик попросит 5% вместо 10%, и вы поменяете одну ячейку вместо поиска по всей таблице. То же со ставкой НДС.
Чтобы итог не потерял строку, вставляйте новые позиции внутрь раздела, между первой и последней строкой. Тогда Excel сам расширит диапазон СУММ. Строку под итогом формула не увидит. Ее и поймает контроль: сумма всех строк разойдется с итогом, и в ячейке появится «НЕ СХОДИТСЯ».
Если итог перестал меняться после правки цены, проверьте две вещи. Пересчет в книге может стоять в ручном режиме (Формулы → Параметры вычислений → Автоматически). Или на месте формулы оказалось число, вставленное из другого файла. Кликните ячейку итога и посмотрите строку формул.
Как поручить смету агенту
Собрать таблицу по готовому списку можно поручить агенту. Задачу ставите словами, приложив файл. Агент собирает XLSX с формулами и отчитывается, что сделал.
Что дать агенту:
- список работ, материалов или расходов файлом (CSV, XLSX или текстом);
- количество и единицы по каждой строке;
- свои цены или прайс поставщика;
- разделы, если хотите их задать сами;
- ставку резерва и правило по НДС: «без НДС» или «22% сверху»;
- просьбу пересчитать файл перед сдачей и сверить итоги.
Что получите: книгу XLSX с суммами строк, итогами разделов, резервом и НДС в формулах, ставки в отдельных ячейках, строку контроля и короткий отчет с итогами.
Что проверить самому: контроль сходится; итоги разделов совпадают с вашим расчетом хотя бы по одному разделу; цены взяты из вашего файла, а не придуманы.
Агент считает по вашим данным. Расценки государственных сметных баз и рыночные цены он не подставит, а юридической силы такой смете агент не добавит. Если цены нужно сравнить с предложением подрядчика, посмотрите разбор в статье ИИ в строительстве.
Мы проверили это на примере из статьи. Тестовая задача в Otdano 27.10.2026: тот же список из 11 строк файлом CSV, ставка резерва 10%, «подрядчик без НДС» и просьба вынести ставки в отдельные ячейки. Агент вернул XLSX через 2 мин 46 с. Итоги разделов 95 000, 69 400 и 9 500 ₽, резерв 17 390 ₽, к оплате 191 290 ₽, строка контроля «Сходится». Все 11 сумм совпали с нашим расчетом. Потом мы поменяли в его файле ставку НДС на 22% и цену ламината на 1 200 ₽. Таблица пересчиталась до 238 741,80 ₽, это совпало с расчетом вручную, значит, итоги живут формулами. Одно замечание: нумерация строк в каждом разделе начинается с единицы. Нужна сквозная, напишите об этом в задаче.
Задача и результат в кабинете Otdano. Файл сметы лежит в «Результатах», итоги агент перечислил в отчете.
Как проверить смету перед отправкой
Пройдите пять проверок до того, как смету увидит заказчик.
- Итог равен сумме разделов. Сложите итоги разделов отдельно и сравните с общим итогом. Строка контроля делает это сама.
- Нет двойных позиций. Отсортируйте строки по наименованию и пройдитесь глазами. «Шпаклевка» в работах и «шпаклевка» в материалах разные позиции, а две строки «Вывоз мусора» уже ошибка.
- Единица совпадает с ценой. Если цена за ведро, количество тоже в ведрах. Если цена за м², количество в м².
- У цен есть дата и источник. Смету по ценам трехмесячной давности стоит обновить до отправки.
- Резерв и налог от правильной базы. Резерв считают от итога по разделам, НДС от суммы с резервом. В примере это 173 900 ₽ и 191 290 ₽.
Частые ошибки
Забыли материалы, доставку и вывоз. В примере доставка и вывоз мусора составили 9 500 ₽. Без них смета была бы на 10 450 ₽ меньше вместе с резервом, и разницу пришлось бы просить уже в ходе ремонта.
Смешали цены с НДС и без. Цена в магазине окончательная, вы платите ровно ее. Если поверх таких цен начислить еще 22%, материалы из примера подорожают на 15 268 ₽ на бумаге. Пишите в заголовке столбца, с НДС цены или без.
Резерв от неправильной базы. Резерв 10% только от работ дал бы 9 500 ₽ вместо 17 390 ₽. Недобор 7 890 ₽ придется искать посреди ремонта.
Округление по строкам. Если округлять каждую сумму до сотни рублей, а потом складывать, итог разойдется с точным расчетом. Округляйте один раз, в итоговых строках, функцией ОКРУГЛ.
Если смета нужна как часть бизнес-плана с выручкой, расходами и окупаемостью, начните с расчетного бизнес-плана. Смета ляжет в него разделом расходов.
Источник: ФНС России, «С 1 января 2026 года ставка НДС составляет 22%», Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ, пункт 3 статьи 164 НК РФ; сверено 27.10.2026.