Автоматизация бизнеса с помощью ИИ: разбор на одной компании

Автоматизация бизнеса с помощью ИИ проще всего дается на повторяющейся работе с файлами и текстом, где результат можно проверить. Это отчет, таблица, сводка, черновик письма. Порядок такой. Выпишите регулярные процессы и посчитайте, сколько часов в месяц они съедают. Выберите один с понятным результатом и опишите его агенту как задачу. Проверьте первый результат и повторяйте каждую неделю. Внедрять систему для этого не нужно.

Ниже разбор на условной оптовой компании из 15 человек. Сначала инвентаризация девяти процессов с подсчетом часов, потом один процесс, который мы целиком отдали агенту. Тот же порядок подойдет, чтобы отдать еженедельный отчет агенту у себя: задача словами, файл выгрузки, готовая таблица на выходе.

Три уровня ИИ в небольшой компании

Сейчас ИИ в работе небольшой компании встречается в трех видах.

Чат-подсказки. Сотрудник спрашивает, модель отвечает текстом. Ответ приходится переносить в работу руками, и каждый раз заново объяснять контекст.

ИИ внутри сервисов. Помощник в CRM, почте или учетной системе. Он работает только с данными своей программы и только в тех функциях, которые включены в тариф.

Агент, который выполняет задачу. Вы ставите задачу и прикладываете файлы, агент проходит шаги сам и сдает результат файлом с отчетом о сделанном. Проверять приходится итог, а не каждую реплику.

Автоматизация процессов начинается с третьего уровня. Как выбрать агенту первую задачу и принять ее, мы разбирали в статье ИИ агенты для бизнеса. Здесь сразу к практике.

Автоматизация бизнес процессов с помощью ИИ: сначала инвентаризация

Компания торгует строительными материалами оптом. Директор, бухгалтер, пять менеджеров по продажам, склад и логистика. Директор за один вечер выписал, что команда делает регулярно, и для каждого процесса заполнил шесть граф. Все цифры ниже условные, мы взяли их для примера.

Часы в месяц считаются так: раз в месяц × минут за раз / 60. Отчет по дебиторке занимает 4 × 90 / 60 = 6 часов.

Кандидаты «да» дают 19 часов в месяц. Еще 15 часов приходится на процессы «частично». В сверке склада агент найдет расхождения, а пересчитать коробки придется кладовщику. Коммерческое предложение агент соберет по шаблону, но цену и скидку подтверждает менеджер. Вместе 34 часа из 51.

Три процесса остались человеку, и причины у них разные. Ответ о наличии зависит от остатков в учетной системе на эту минуту, а файл с остатками устаревает к обеду. Скидка остается решением, и проверить ее по исходным данным нельзя. Оплата счетов проверяема, но ошибка в ней стоит денег, которые уже ушли.

Первым из списка «да» директор взял отчет по дебиторке. Он повторяется каждую неделю, вход всегда одинаковый, а ошибку видно сразу: итог по клиентам либо сходится с суммой счетов, либо нет.

Пример: еженедельный отчет по дебиторке целиком

Каждый понедельник бухгалтер выгружает из учетной системы два файла. В первом счета за два месяца: номер, дата, клиент, сумма, срок оплаты. Во втором поступившие оплаты. Свести их вручную и написать напоминания должникам раньше занимало полтора часа.

Мы повторили эту работу в Otdano 28.10.2026 на условных данных: 10 счетов пяти клиентов и 4 оплаты, отчет на 26.10.2026. Названия клиентов выдуманы.

Постановка, которую можно скопировать

Файлы прикладываются к задаче, текст ниже вставляется в описание. Дата отчета и порог просрочки меняются под вас.

Собери еженедельный отчет по дебиторской задолженности на 26.10.2026.
Файлы: scheta.csv — выставленные счета (номер, дата, клиент, сумма,
срок оплаты) и oplaty.csv — оплаты по счетам. Других данных не ищи
и не придумывай.

1. Лист «Счета»: все неоплаченные и частично оплаченные счета.
   Колонки: Клиент, Счет, Дата счета, Срок оплаты, Сумма, Оплачено,
   Остаток, Дней просрочки. Остаток = сумма минус оплаты по счету.
   Дней просрочки = 26.10.2026 минус срок оплаты, если срок прошел,
   иначе 0. Остаток и дни считай формулами.
2. Лист «Клиенты»: по каждому клиенту остаток долга и просроченная
   часть (СУММЕСЛИ по листу «Счета»), внизу строка «Итого».
3. Контроль под итогом: итог по клиентам равен сумме остатков
   на листе «Счета».
4. Отдельный файл DOCX: черновики писем-напоминаний клиентам,
   у которых есть счет с просрочкой больше 14 дней. В письме номер
   счета, остаток, срок оплаты и просьба оплатить или сообщить дату
   оплаты. Подпись «Отдел продаж». Письма никому не отправляй.

Даты в XLSX значениями даты, суммы числами, названия листов без
пробелов. Формулы пиши английскими именами функций (SUMIFS, DATE, IF),
как их хранит Excel. В письме дата счета берется из колонки «Дата
счета», срок оплаты отдельно. Перед сдачей пересчитай файл и сверь
итоги и дни просрочки с расчетом командой по CSV; при расхождении
исправь формулу. В ответе напиши общий долг, просроченный долг
и клиентов, которым нужно письмо.

Что вернул агент

Агент сдал два файла через 1 мин 36 с: книгу XLSX с листами «Счета» и «Клиенты» и DOCX с тремя письмами. В отчете он перечислил общий долг 513 300 ₽, просроченный 368 800 ₽ и клиентов, которым нужно письмо. Остаток, дни просрочки и итоги в книге посчитаны формулами, строка контроля показывает «Сходится».

Файл агента. В строке формул видно, что дни просрочки посчитаны формулой, а не вписаны числом.

Лист «Счета» с семью неоплаченными счетами выглядит так. Три счета из десяти оплачены полностью и в отчет не попали.

На листе «Клиенты» тот же долг собран по клиентам.

Итог сходится с суммой остатков по счетам: 96 500 + 22 300 + 128 000 + 57 800 + 64 200 + 31 900 + 112 600 = 513 300 ₽. Просрочено 72% долга, и половина просрочки приходится на одного клиента. Директору это видно с первого взгляда на лист.

Письма агент подготовил трем клиентам с просрочкой больше 14 дней: «Альфа-Строй» (35 дней), «Котов и партнеры» (27 дней) и «Мебельный двор» (20 дней). «Ремснаб» с просрочкой 6 дней письма не получил, так задано порогом.

Задача и результат в кабинете Otdano. Выгрузки приложены к описанию, файлы агента лежат в «Результатах», итоги он перечислил в отчете.

Что проверяет человек и что делает сам

Проверка занимает около десяти минут, и пропускать ее нельзя. Мы запустили итоговую постановку дважды. Итоги оба раза сошлись, но мелкие ошибки нашлись в обоих файлах. В файле со снимка лишнее число в строке итога. В другом контроль вписан словом «Сходится» вместо формулы, а даты в письмах стоят в виде 2026.09.07.

1. Строка контроля. Итог по клиентам равен сумме остатков, в ячейке «Сходится».
2. Один клиент вручную. У «Котов и партнеры» два счета: 22 300 ₽ остатка по С-108 и 31 900 ₽ по С-121, срок которого еще не наступил. Вместе 54 200 ₽, просрочено 22 300 ₽.
3. Оплаченные счета не попали в отчет. С-101, С-110 и С-117 закрыты полностью.
4. Формулы, а не числа. Поменяйте сумму одной оплаты, остаток и итог должны пересчитаться.
5. Строка итога целиком. В нашем файле под днями просрочки в итоговой строке стояло число 7 без подписи. Суммировать дни бессмысленно, такую ячейку стоит очистить.
6. Письма. Номер счета, дата, сумма и срок совпадают с таблицей.

Дальше работа человека. Письма бухгалтер отправляет со своей почты и только после прочтения. Решает, писать ли «Мебельному двору» еще и про счет С-115: просрочка по нему 13 дней, порог 14 его не захватил. Спорные счета, например с частичной оплатой без назначения платежа, разбирает сам.

Если вам нужна не отчетность по процессу, а просто таблица по вашим данным, начните со страницы таблица в Excel по вашим данным.

Пошаговый план на 2–4 недели

Неделя 1. Заполните таблицу инвентаризации на 8–10 процессов. Выберите один процесс из «да» с самым понятным результатом. Запишите критерии приемки: что должно быть в файле, какой итог с чем сходится, что агент делать не должен.

Неделя 2. Поставьте задачу агенту на данных прошлой недели, для которых вы знаете правильный ответ. Сравните его файл со своим. Каждое расхождение превращается в строку постановки, как у нас с датой счета в письме.

Неделя 3. Запустите процесс на живых данных. Сотрудник, который делал его руками, проверяет результат по своим критериям и записывает время проверки.

Неделя 4. Если три недели подряд результат принят без правок или с одной мелкой правкой, процесс работает. Берите следующий из списка «да». Если правки каждую неделю, сузьте задачу или вернитесь к постановке.

Каждую неделю задачу ставит человек: прикладывает свежую выгрузку и копирует постановку. Повторение одной и той же задачи как раз и превращает разовый опыт в процесс.

Как оценить эффект

Обещать процент экономии заранее нельзя, у каждой компании свои данные и своя доля правок. Считайте по факту три вещи.

Часы до и после. Вручную отчет занимал 1,5 часа. После складывается из постановки (на второй неделе это 2 минуты на копирование), ожидания результата и проверки. Время проверки обязательно записывайте, иначе экономия будет выглядеть больше, чем есть.

Доля результатов, принятых без правок. Например, из четырех отчетов за месяц три приняты как есть, значит доля 75%. Если доля не растет, проблема в постановке, а не в агенте.

Ошибки, найденные проверкой. Записывайте каждую: где была, к чему привела бы. Наш первый прогон вернул верные итоги, но в письмах вместо даты счета стоял срок оплаты, а формулы были записаны русскими именами функций, которые Excel в файле не распознает. Без проверки клиент получил бы письмо с неверной датой, а бухгалтер увидел бы ошибки вместо чисел. После двух уточнений в постановке обе проблемы ушли.

Где ИИ не нужен или рискован

Решения с юридическими последствиями. Отсрочка по договору, претензия, отказ поставщику. Агент подготовит черновик, но решение и подпись остаются за человеком.

Отправка денег и писем без проверки. Платеж или письмо клиенту не отзовешь. Даже если черновики хороши, отправляет человек после чтения.

Персональные данные без основания. Обработка персональных данных допускается при наличии основания из статьи 6 закона 152-ФЗ, например согласия человека или договора с ним. Отчету по дебиторке ФИО и телефоны не нужны, хватит названия юрлица и номера счета. Уберите лишние столбцы из выгрузки до того, как прикладывать ее к задаче.

Процессы без проверяемого результата. «Улучшить отношения с клиентами» нельзя принять или вернуть. Если вы не можете сказать, по какому признаку результат верен, автоматизировать пока нечего.

Как поручить процесс агенту Otdano

Задача ставится словами, к ней прикладываются файлы. Агент работает в изолированной среде, сдает файлы результатом и пишет отчет о том, что сделал. Человек проверяет и принимает или возвращает с замечанием.

Что агент умеет в этом сценарии: собрать таблицу Excel с формулами и итогами по вашим файлам, написать тексты и черновики писем файлом DOCX. В вашу CRM, учетную систему, банк или почту он не заходит и ничего не отправляет. Выгрузку из учета делает человек, письма отправляет тоже человек.

Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статья 6, сверено 28.10.2026.